Deelnamevoorwaarden standhouders

DEELNAMEVOORWAARDEN VOOR DE HUUR VAN STANDRUIMTE TIJDENS DE WOUDSCHOUTEN CHEMIE CONFERENTIE

Artikel 1: Algemene bepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:

Organisator: Centrum JongerenCommunicatie Chemie, gevestigd aan de Loire 150, te Den Haag, ingeschreven onder KvK-nummer 41158000 (hierna noemende C3), als zijnde de organisator van het evenement.
Mede-organisator: Freudenthal Instituut, gevestigd aan de Princetonplein 5, te Utrecht, als zijnde de mede-organisator van het evenement.
Standhouder: Degene die zich heeft ingeschreven voor deelname aan de Woudschoten Chemie Conferentie en van wie het inschrijfformulier door C3 is geaccepteerd, zodat tussen hem en C3 een overeenkomst tot deelname tot stand is gekomen. Onder standhouder worden ook verstaan de vertegenwoordigers van de standhouder.
Ontmoetingsplaats, vakevenement en vakbeurs: Het evenement, de Woudschoten Chemie Conferentie (hierna de WCC genoemd).
Stand/standruimte: De in vierkante meters uitgedrukte aan de standhouder ter beschikking gestelde expositieoppervlakte, waarvan de locatie door de organisator is bepaald.
Adverteerruimte: De door de organisator aangeboden advertentiemogelijkheden.
Standkosten: De door de organisator opgestelde en aan de deelnemer schriftelijk bevestigde door standhouder verschuldigde vergoeding voor het gebruik van de standruimte, ingekochte adverteerruimte en voor de door de organisator verrichtte en te verrichten diensten van algemene organisatorische aard.
Overeenkomst tot deelname: de overeenkomst tussen organisator en standhouder die ontstaat door ondertekening hiervan door de standhouder.

Artikel 2: Toepasselijkheid

Dit reglement is een geïntegreerd en onlosmakelijk onderdeel van de door de standhouders met de organisator gesloten overeenkomst van deelname.
Afwijken van dit reglement is alleen mogelijk na een schriftelijke verklaring van de organisator.
Derden, welke niet als ‘standhouder’ kunnen worden aangemerkt, kunnen aan dit reglement geen rechten ontlenen.

Artikel 3: Algemene bepalingen m.b.t. deelname

Zodra het voornemen van de organisator een WCC te houden vaste vorm heeft aangenomen, stelt hij plaats en tijd van de conferentie vast.
- Hierbij wordt ook de huurperiode van de standruimtes vastgesteld.
Indien naar het oordeel van de organisator bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan de organisator de voor de WCC gestelde data en plaats wijzigen dan wel een reeds vastgestelde WCC geen doorgang laten doen vinden.
Onder de bijzondere omstandigheden in het vorige lid genoemd zijn begrepen: onvoldoende belangstelling, onvoldoende representatief aanbod, maatregelen vanuit de overheid en het conferentiecentrum en alle andere omstandigheden die na afweging van belangen naar het oordeel van de organisator het welslagen van de WCC kunnen belemmeren.
In geen geval kan de standhouder jegens de organisator enig recht op schadevergoeding, hoe dan ook, doen gelden.
Standhouder gaat akkoord dat het beeldmateriaal dat tijdens de onderwijsmarkt van de WCC wordt gemaakt (foto’s, video’s) door de organisator gebruikt kan worden in communicatie-uitingen van de organisator en de mede-organisator.

Artikel 4: Te exposeren producten

Het is de standhouder verboden:
- in de standruimte andere producten/productgroepen te exposeren dan die gelieerd zijn aan het doel van de WCC;
- in de standruimte producten te exposeren ten behoeve van derden, tenzij de standhouder daartoe als afnemer of vertegenwoordiger van deze derde gemachtigd is;
- de standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een ander doel dan is overeengekomen.
De organisator is gerechtigd van de standhouder te verlangen dat hij ten genoegen van de organisator aantoont dat hij gerechtigd is bepaalde producten ten toon te stellen en al hetgeen in strijd is met het bepaalde in dit artikel voor rekening en risico van de standhouder te (laten) verwijderen. Standhouder blijft aansprakelijk voor door hem tentoongestelde en verspreide producten en vrijwaart organisator voor iedere aanspraak van een derde dienaangaande.

Artikel 5: Indeling

De standhouder heeft gedurende de overeengekomen periode recht op de door hen gehuurde standruimte op een door de organisator bepaalde plaats.
Op grond van bijzondere omstandigheden is de organisator ten alle tijde vóór de aanvang van de overeengekomen huurperiode gerechtigd een aan een standhouder toegewezen plaats te wijzigen.

REGLEMENT VOOR STANDHOUDERS

Artikel 6: Betaling

Betaling van de standkosten en alle overige kosten dienen binnen 20 dagen na factuurdatum te geschieden, tenzij op de factuur een afwijkende vervaldatum is aangegeven.
De standhouder is aansprakelijk voor alle aan de organisator verschuldigde kosten die verband houden met zijn deelname, onverschillig of deze kosten zijn gemaakt door de standhouder zelf of door derden handelend onder zijn naam.
Bij niet tijdige betaling aan de organisator is de standhouder van rechtswege in verzuim vanaf het moment van de vervaldatum van de betreffende factuur en vanaf dit moment de wettelijke rente verschuldigd. Incassokosten zijn voor rekening van de standhouder, waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom met een minimum van € 150,00.
De organisator is gerechtigd de overeenkomst na schriftelijke of mondelinge aanzegging of ingebrekestelling met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen, indien de stand- houder de standkosten e.d. niet geheel of niet tijdig heeft voldaan. In zodanig geval blijft de standhouder gehouden de volledige standkosten, alsmede de in verband met zijn deelname gemaakte overige kosten integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van schade, in welke zin dan ook, ter zake van de beëindiging.

Artikel 7: Annuleringsvoorwaarden

Annulering dient te allen tijde schriftelijk te geschieden en is alleen dan van toepassing als van de zijde van de organisatie een bevestiging van akkoord is ontvangen. De condities zijn als volgt:
- Annulering is zonder kosten mogelijk tot 3 maanden voor de afgesproken huurperiode.
- Tot 2 maanden voor de afgesproken huurperiode is annulering mogelijk na betaling van 50% van het factuurbedrag.
- Binnen 2 maanden voor de afgesproken huurperiode is bij annulering dan wel niet gebruikmaking van de standruimte het volledige factuurbedrag verschuldigd.

Artikel 8: Gebruik standruimte

De standhouder is verplicht gedurende de openingstijden de standruimte met voldoende producten en medewerkers bezet te houden.
(Vertegenwoordigers van) standhouders zijn verplicht een badge te dragen met vermelding van de naam van de standhouder die zij vertegenwoordigen.
Tijdens de WCC mag verkoop plaatsvinden. Commerciële activiteiten met als doel bevordering van de verkoop zijn toegestaan, mits deze vallen binnen het karakter van de WCC.
Het is de standhouder niet toegestaan standvloerruimte en/of standunits en/of standkramen, of delen daarvan, onder te verhuren c.q. te vergeven. Ook is het niet toegestaan medewerkers, die normaliter niet in dienst zijn van het standhoudende bedrijf, op enigerlei wijze actief te laten zijn op de stand en/of WCC, tenzij de organisator hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend.
Verschuldigde BUMA- en SENA-rechten zijn voor rekening van de standhouder. Indien de organisator voor zodanige BUMA- en SENA-rechten wordt belast, dan is de organisator gerechtigd de daaraan verbonden kosten onverwijld aan de standhouder in rekening te brengen, die de kosten onverwijld aan de organisator zal vergoeden.
De standhouder is niet gerechtigd:
- een zodanig gebruik van de standruimte te maken dat andere standhouders of bezoekers daardoor schade of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of in andere vorm, alles ter beoordeling van de organisator;
- buiten of boven de standruimte goederen, meubilair, uithang- borden of reclamemateriaal in de ruimste zin, te plaatsen of aan te brengen;
- zonder overleg en toestemming van de organisator buiten de standruimte binnen het conferentiecentrum en bij in- en uitgangen prijscouranten, circulaires, folders of ander reclamemateriaal uit te (laten) reiken en aan te (laten) bieden;
- tekeningen, fotografische, film- of video-opnamen te (laten) maken van andere objecten dan de eigen standruimte, welk recht uitsluitend aan de organisator voor gebruik voor eigen doeleinden is voorbehouden.
- entreegelden of een vergoeding of prestatie van enigerlei aard te vragen van bezoekers voor het bezoeken van de standruimte of het daarin bijwonen van activiteiten;
- in de standruimten, in de ruimste zin, tegen betaling of enig andere tegenprestatie, e.e.a. ter beoordeling van de organisator, cateringfaciliteiten te verlenen of catering- producten te laten verstrekken of te laten afleveren, noch zelf in de standruimte dranken te serveren of te doen gebruiken, tenzij deze producten zijn betrokken of verkregen door bemiddeling van de cateringdienst van het conferentiecentrum.

Artikel 9: Aansprakelijkheid

De organisator is niet aansprakelijk voor schade, hoe dan ook genaamd, direct of indirect geleden door de standhouder, diens medewerkers of diens bezoekers, -bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook, daaronder begrepen- indien deze schade is veroorzaakt door derden.
De organisator is niet aansprakelijk voor:
- door de standhouder achtergelaten materialen;
- door de standhouder kwijtgeraakte materialen.
De standhouder vrijwaart de organisator tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe dan ook genaamd, veroorzaakt door de standhouder zelf, diens medewerkers of diens bezoekers.

Artikel 10: Inrichting standruimte

Het staat de standhouder vrij, met inachtneming van de door de organisator gegeven voorschriften of aanwijzingen, de standruimte naar eigen inzicht in te richten.
Aansluitpunten voor elektra, verwarmings- en ventilatie installaties of brandveiligheidsapparatuur, die zich eventueel in, boven of op de vloer van de standruimte bevinden, moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar en vrij blijven.
Indien de inrichting van de stand en/of opbouw van de stand, naar het oordeel van de organisator niet tijdig vóór het einde van de opbouwperiode gereed dreigt te komen, is de organisator bevoegd, voor rekening en risico van de standhouder, al die voorzieningen te treffen die hij nodig acht.
De standhouder krijgt de standruimte opgeleverd zoals vermeld in de overeenkomst.
De afmetingen van de stand mogen niet meer bedragen dan de in de overeenkomst overeengekomen dimensies, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
- De breedte van de standruimte is bepaald op basis van de door de standhouder afgenomen standruimte. Dit bedraagt bij een kleine stand 1,40 meter, bij een medium stand 2,80 meter en bij een grote stand 4,20 meter.
- De hoogte opbouw in de standruimte mag niet meer bedragen dan 2,30 meter.
- De diepte van de opbouw in de standruimte mag niet meer bedragen dan 1,50 meter.
Het is niet toegestaan draden aan de plafonds te bevestigen voor het ophangen van standplafonds, luifels, verlichting, enz.
Alle schade, ontstaan ten gevolge van gebreken in de constructie van stands en daarin aangebrachte installaties, alsmede schade ten gevolge van de constructie van een stand als zodanig, komen geheel voor rekening van de standhouder. Eigen standbouwmateriaal moet tweezijdig perspectief zijn afgewerkt, zodat ook de buren een nette afgewerkte zijde zien.
De standhouder krijgt de standruimte leeg en schoon opgeleverd. Tijdens de conferentiedagen en na de opbouw dient de standhouder zelf zorg te dragen voor schoonmaak.

Artikel 11: Aan- en afvoer van goederen

Het is de standhouder verboden tijdens de duur van de conferentie goederen aan en/of af te voeren.
De standhouder draagt zelf zorg voor vervoer, aankomst en in ontvangstneming van zijn of ten behoeve van hem aangevoerde goederen. De organisator of het conferentiecentrum neemt geen goederen van standhouders in ontvangst, noch is daar op enigerlei wijze voor aansprakelijk.
De standhouder zal ervoor zorg dragen dat het conferentiecentrum door het transport niet wordt beschadigd en zal zo nodig, eventueel in samenspraak met de organisator, maatregelen treffen teneinde schade te voorkomen.

Artikel 12: Ontruiming stand

De standhouder is verplicht de stand/standruimte direct na de sluiting van de conferentie te ontruimen en leeg en schoon achter te laten in dezelfde staat als waarin deze aan hem door de organisator ter beschikking werd gesteld. Tevens dient alsdan het conferentiecentrum en haar omgeving ontruimd te zijn van zaken, producten, promotiemateriaal en dergelijke, afkomstig van standhouder. Eventuele door de organisator geconstateerde beschadigingen en verontreinigingen worden door c.q. in opdracht van de organisator hersteld. De hieraan verbonden kosten worden aan de standhouder doorberekend.
Indien de stand/standruimte niet tijdig en geheel is ontruimd, is de organisator gerechtigd:
- de nog aanwezige materialen, goederen of emballage op kosten en voor risico van de standhouder te verwijderen of te doen opslaan;
- de stand/standruimte voor rekening en risico van de standhouder weer terug te brengen in de staat, waarin deze aan de standhouder ter beschikking werd gesteld.

Artikel 13: Veiligheidsvoorschriften

Alle uitgangen, doorgangen, nooduitgangen, trappen, enz. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd.
Brandblusmiddelen, -kranen, enz. moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven.
Voor de bekleding en inrichting van de standruimte mogen geen gevaarlijke, giftige of licht brandbare stoffen worden gebruikt, zoals rieten matten, jute, geribd papier, kunststoffen e.d.
Het is niet toegestaan apparaten, toestellen, kachels, haarden, enz. met open vuur te demonstreren.
Het is niet toegestaan het voorradig hebben en/of gebruiken van flessen gas binnen het conferentiecentrum.
De standhouder is verplicht alle aanwijzingen door de organisator en/of de brandweer onverwijld op te volgen.
Stoffering en versiering van vluchtwegen, stands en van ruimten waar meer dan 25 personen gelijktijdig kunnen verblijven, mogen niet gemakkelijk ontvlambaar zijn.
Bij brand mogen zij niet veel rook of giftige gassen ontwikkelen. Toe te passen materialen moeten daartoe voldoen aan klasse II van NEN 6065 voor wat betreft de bijdrage tot brandvoortplanting. Textielproducten moeten voldoen aan het criterium niet gemakkelijk ontvlambaar, bepaald volgens NEN 6065.
Gebruik van kachels en het aanwezig hebben van drukhouders, ontvlambare vloeistoffen, gassen of ontplofbare stoffen is verboden, tenzij hiervoor een speciale vergunning is verleend door de commandant van de brandweer. Brandstoftanks van eventueel tentoongestelde voertuigen moeten zoveel mogelijk zijn geledigd.
Kabels en snoeren die in gangpaden en vluchtwegen worden gelegd, moeten met goede plakstrips worden afgeplakt en wel zodanig dat struikelen en/of vallen wordt voorkomen.
Onverminderd zijn verplichting zich te gedragen naar de door de overheid in het belang van de veiligheid gegeven respectievelijk te geven voorschriften, is de standhouder gehouden zich te gedragen overeenkomstig de voorschriften, bepalingen en aanwijzingen die de organisator in het belang van de veiligheid heeft gegeven respectievelijk zal geven.

Artikel 14: Beveiliging

De organisator zal zodanige maatregelen nemen en zodanige voorschriften geven als hij nodig acht voor de beveiliging.
Alle goederen van de standhouder zijn en blijven voor zijn rekening en eigen risico. De organisator sluit iedere aansprakelijkheid ter zake van schade aan, verlies of diefstal van op het conferentiecentrum aanwezige goederen uit.
De standhouder draagt zelf zorg voor het toezicht op zijn stand gedurende de tijd dat de WCC wordt opgebouwd, tijdens de uren dat de WCC c.q. het conferentiecentrum voor het bezoek is opengesteld en gedurende de tijd dat deze wordt ontruimd.
Het is de standhouder niet toegestaan medewerkers gedurende de nacht en buiten daartoe gestelde tijden in de standruimte te laten.
Bij het niet opvolgen door de standhouder van voorschriften, bepalingen of aanwijzingen door de organisator gegeven, respectievelijk te geven, is laatstgenoemde gerechtigd voor rekening en risico van de standhouder de nodige maatregelen te nemen, waar- door wordt voldaan aan eerdergenoemde voorschriften, bepalingen of aanwijzingen.

Artikel 15: Onvoorziene gevallen
In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisator.

Artikel 16: Geschillen

Alle geschillen die mochten ontstaan tussen de organisator en een standhouder naar aanleiding van de overeenkomst, dit reglement of enige andere overeenkomst naar aanleiding daarvan tussen partijen gesloten, zullen worden beslecht naar het Nederlandse recht door de bevoegde rechter.
De Nederlandse tekst van de overeenkomst, dit reglement of enige andere overeenkomst naar aanleiding daarvan tussen partijen gesloten, is beslissend.